PKD 2025 w spółce. Wymóg aktualizacji kodów do 31 grudnia 2026 r.

Spółki wpisane do KRS przed 2025 r. muszą zaktualizować kody PKD do 31 grudnia 2026 r. Sprawdź co grozi przy braku aktualizacji i jak to zrobić.

Nowa Polska Klasyfikacja Działalności, czyli PKD 2025, obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. Podmioty działające i powstałe przed 1 stycznia 2025 r. znajdują się w okresie przejściowym, w którym w rejestrze mogą pozostawać dotychczasowe kody PKD. Okres ten kończy się 31 grudnia 2026 r. Jeżeli do tego czasu przedsiębiorca nie zaktualizuje wpisu samodzielnie, to musi liczyć się z automatycznym przeklasyfikowaniem kodów według kluczy powiązań opracowanych przez Główny Urząd Statystyczny (GUS). Brzmi to wygodnie, ale ma jedną istotną konsekwencję: kod PKD nie zostanie wybrany bezpośrednio przez danego przedsiębiorcę.

Kogo dotyczy obowiązek?

Aktualizacja dotyczy podmiotów, które przed 2025 r. miały działalność oznaczoną kodami PKD 2007, a więc praktycznie wszystkich spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed tą datą. Podmioty rejestrowane po 1 stycznia 2025 r. od początku posługują się nową klasyfikacją i nie muszą wskutek tego nic zmieniać. Jednoosobowe działalności aktualizują kody w CEIDG i robią to bezpłatnie.

Co w przypadku braku dokonania aktualizacji?

Formalnie zaniechanie nie jest obwarowane sankcjami, bo przeklasyfikowanie nastąpi z urzędu. Problem leży gdzie indziej: automatyczne przypisanie opiera się na dotychczasowym wpisie i kluczach powiązań, a te nie zawsze oddają to, czym firma faktycznie się zajmuje. Część dawnych podklas przeszła modyfikacje.

Skutki widać dopiero później i zwykle nie w rejestrze, lecz w codziennej działalności. Kod przeważającej działalności bywa punktem odniesienia np. przy weryfikacji kontrahenta czy przy wnioskach o finansowanie i dotacje. Może to także powodować problemy z organami państwowymi takimi jak ZUS czy US.

Czy aktualizacja wymaga zmiany umowy spółki?

Kody ujawnione w rejestrze muszą odpowiadać przedmiotowi działalności określonemu w umowie albo statucie spółki. Jeżeli nowe oznaczenia mieszczą się w dotychczasowym zapisie, wystarczy wniosek o zmianę wpisu. Jeżeli nie, konieczna będzie najpierw zmiana umowy, a jej tryb i forma zależą od rodzaju spółki oraz od tego, jak sformułowano w niej przedmiot działalności. Dlatego aktualizację warto zacząć nie od rejestru, lecz od lektury własnej umowy, bo to ona przesądza, czy sprawa kończy się na jednym wniosku, czy wymaga wcześniejszej uchwały wspólników, a w części przypadków także formy notarialnej.

Jeżeli zmiana umowy okaże się konieczna, warto zastanowić się czy nie potraktować jej szerzej niż wyłącznie jako korektę oznaczeń. Umowy zawierane kilka czy nawet niekiedy ponad dwadzieścia lat temu często zawierają postanowienia, które nie odpowiadają ani obecnemu brzmieniu przepisów, ani sposobowi, w jaki podmiot (np. spółka osobowa) dziś funkcjonuje. Aktualizacja PKD może więc stać się okazją do przeglądu zasad działania danego podmiotu.

Czy są jakieś koszty dostosowania PKD?

Odpowiadając wprost na pytanie, które pada najczęściej: aktualizacja kodów PKD podmiotów zarejestrowanych w KRS nie jest zwolniona z opłat. Ustawodawca nie przewidział dla niej żadnej preferencji, mimo że obowiązek wynika ze zmiany klasyfikacji narzuconej z góry, a nie z decyzji przedsiębiorcy. Jeżeli konieczna jest zmiana umowy spółki, do opłaty sądowej mogą dojść jeszcze m. in. koszty notarialne jeżeli taka forma dotyczy danego podmiotu. W spółkach korzystających ze wzorca w systemie S24 opłaty są niższe niż w przypadku wniosków składanych za pomocą systemu PRS.

Jak to zrobić w praktyce?

1. Sprawdź umowę spółki. Ustal, czy nowe kody zmieszczą się w przedmiocie działalności opisanym w umowie.
2. Zestaw obecne kody z nową klasyfikacją. Skorzystaj z tabel przejścia PKD 2007 na PKD 2025 i zweryfikuj, czy przypisanie odpowiada temu, czym spółka faktycznie się zajmuje.
3. Podejmij uchwałę. O zmianie umowy spółki, jeżeli jest konieczna.
4. Złóż wniosek do właściwego sądu rejestrowego. Wniosek składa się elektronicznie i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym.

Dlaczego warto zadbać o zmianę samodzielnie?

Samodzielna aktualizacja pozwala świadomie wskazać działalność przeważającą i pozostałą oraz usunąć kody, które od lat nie odpowiadają rzeczywistości, a przy okazji zmieścić się w limicie dziesięciu pozycji, z których jedna wskazywana jest jako działalność przeważająca. Przeklasyfikowanie automatyczne tego nie zrobi, bo działa na podstawie tego, co już jest w rejestrze, a nie na podstawie tego, czym spółka rzeczywiście aktualnie się zajmuje.

Aktualizacja kodów jest czynnością porządkową i w typowej sytuacji nie należy do skomplikowanych. Warto jednak potraktować ją jako okazję do przeglądu wpisu, a nie jako formalność odkładaną na ostatnie tygodnie roku.