Zarząd sukcesyjny w praktyce. Co się dzieje z jednoosobową firmą po śmierci właściciela?

Śmierć właściciela JDG może doprowadzić do zamknięcia firmy z dnia na dzień. Wyjaśniam jak zarząd sukcesyjny może temu zapobiec.

Jednoosobowa działalność gospodarcza ma jedną cechę, o której mało kto myśli przy jej zakładaniu: jest nierozerwalnie związana z osobą przedsiębiorcy. To oznacza, że z chwilą jego śmierci firma, którą budował latami, może przestać istnieć dosłownie z dnia na dzień. Prawo daje narzędzie, które temu zapobiega — zarząd sukcesyjny — ale działa ono tylko wtedy, gdy uruchomi się je zawczasu albo gdy najbliżsi zdążą zareagować w bardzo krótkim terminie.

Dlaczego jednoosobowa firma znika z dnia na dzień?

Z punktu widzenia prawa byt jednoosobowej firmy kończy się wraz ze śmiercią właściciela. Przedsiębiorca zostaje wykreślony z CEIDG, a jego NIP co do zasady wygasa. Bez podjęcia działań kolejne skutki pojawiają się lawinowo: stosunki pracy z pracownikami co do zasady wygasają, dostęp do firmowego rachunku bankowego może być wysoce utrudniony, a koncesje, zezwolenia i licencje tracą moc. Umowy z kontrahentami, choć formalnie nie znikają automatycznie, mogą nie być wykonywane. Dla rodziny oznacza to nie tylko stratę bliskiej osoby, ale też realne ryzyko konieczności uporania się z licznymi formalnościami w najtrudniejszym możliwym momencie.

Czym jest zarząd sukcesyjny?

Zarząd sukcesyjny wprowadziła ustawa z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw. Jej istotą jest stworzenie tymczasowego mechanizmu, który pozwala prowadzić firmę dalej po śmierci właściciela, do czasu uregulowania spraw spadkowych.

Ustawa posługuje się dwoma kluczowymi pojęciami. Przedsiębiorstwo w spadku to zorganizowany zespół składników, przy użyciu których prowadzona była działalność — traktowany przez czas zarządu jako odrębny byt, posługujący się dotychczasowym NIP i będący podatnikiem. Zarządca sukcesyjny to osoba, która tym przedsiębiorstwem faktycznie kieruje: zawiera i wykonuje umowy, płaci pracownikom, rozlicza podatki i ZUS, reprezentuje firmę w sądzie i przed urzędami. Co istotne, zarządca nie jest spadkobiercą i nie przejmuje firmy na własność — działa we własnym imieniu, ale na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku.

Powołanie za życia kontra powołanie po śmierci

Tu leży sedno całej instytucji, bo te dwie ścieżki różni niemal wszystko.

Powołanie za życia to najprostsze rozwiązanie. Przedsiębiorca może sam wskazać zarządcę sukcesyjnego i zgłosić go do CEIDG — bezpłatnie, a sam wpis nie rodzi żadnych skutków, dopóki przedsiębiorca żyje. Może też zastrzec, że funkcję zarządcy z chwilą śmierci obejmie ustanowiony wcześniej prokurent, a dodatkowo powołać zarządcę rezerwowego na wypadek, gdyby pierwszy zrezygnował. Zarząd sukcesyjny aktywuje się wtedy automatycznie w chwili śmierci: zarządca może od ręki zająć się prowadzeniem firmy, bez wizyty u notariusza i bez żadnych dodatkowych formalności, a umowy z pracownikami i kontrahentami pozostają w mocy.

Powołanie po śmierci jest znacznie trudniejsze. Mogą to zrobić osoby uprawnione: małżonek, spadkobierca ustawowy lub testamentowy, który przyjął spadek, albo zapisobierca windykacyjny z udziałem w przedsiębiorstwie. Powołanie wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności, a do jego skuteczności potrzebna jest zgoda osób, którym łącznie przysługuje udział większy niż 85/100 w przedsiębiorstwie w spadku — co w praktyce często oznacza zgodę wszystkich spadkobierców. Najważniejsze jest jednak to, że cała operacja musi się zmieścić w nieprzekraczalnym terminie dwóch miesięcy od śmierci. Tego terminu nie da się przedłużyć ani przywrócić.

Różnica jest fundamentalna. Jeden wpis w CEIDG za życia, który nic nie kosztuje, zamienia chaotyczny wyścig z czasem po śmierci w płynne przejęcie sterów.

Co dzieje się z pracownikami?

Los umów o pracę zależy dokładnie od tego, czy zarząd ustanowiono z chwilą śmierci. Jeżeli przedsiębiorca powołał zarządcę za życia, stosunki pracy trwają na dotychczasowych zasadach aż do wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego. Pracownicy nie odczuwają zmiany, a wszystkie obowiązki pracodawcy przejmuje zarządca.

Jeżeli natomiast zarządu nie ustanowiono w chwili śmierci, umowy o pracę wygasają z upływem trzydziestu dni od dnia śmierci przedsiębiorcy. Można temu zapobiec: w tym oknie czasowym osoba uprawniona do czynności zachowawczych albo szybko powołany zarządca może zawrzeć z pracownikiem pisemne porozumienie o kontynuowaniu stosunku pracy. To kolejny powód, dla którego bierność po śmierci przedsiębiorcy kosztuje.

A umowy, koncesje i konto firmowe?

Kilka skutków śmierci przedsiębiorcy ustawa łagodzi niezależnie od kwestii pracowniczych, ale każdy obwarowany jest terminem:

• umowy z kontrahentami nie wygasają wskutek śmierci — ich wykonanie nie zostaje wstrzymane i kontynuuje je zarządca,
• koncesje, zezwolenia i licencje nie znikają automatycznie, ale zarządca musi w ciągu trzech miesięcy od ustanowienia zarządu złożyć wniosek o potwierdzenie możliwości ich wykonywania; właściciel może też wystąpić o przeniesienie decyzji na siebie w ciągu sześciu miesięcy od śmierci,
• działalność regulowana wymaga złożenia wniosku o zmianę wpisu i oświadczenia o spełnianiu warunków w ciągu miesiąca od ustanowienia zarządu,
• firmowy rachunek bankowy nie jest automatycznie zamykany — zarządca powołany za życia korzysta z konta od chwili śmierci; powołany po śmierci — dopiero od ustanowienia zarządu,
• inwentarz przedsiębiorstwa w spadku zarządca ma obowiązek sporządzić przed notariuszem niezwłocznie po objęciu funkcji.

Wspólny mianownik jest jeden: prawie każda z tych czynności ma swój termin, a zegar rusza w chwili śmierci albo ustanowienia zarządu.

Jak długo trwa zarząd sukcesyjny?

Zarząd sukcesyjny trwa co do zasady dwa lata od dnia śmierci przedsiębiorcy. Z ważnych przyczyn sąd może przedłużyć ten okres — ale nie dłużej niż do pięciu lat od śmierci. Wniosek składa się do sądu spadku, a opłata wynosi 300 zł.

Wielu przedsiębiorców zakłada, że zarząd sukcesyjny to zawsze pełne dwa lata. Tymczasem ustawa przewiduje szereg sytuacji, w których wygasa on wcześniej z mocy prawa — na przykład gdy w ciągu dwóch miesięcy nikt nie przyjmie spadku albo gdy całe przedsiębiorstwo nabędzie jedna osoba. Realny czas na uporządkowanie spraw bywa więc krótszy, niż się wydaje. Za zobowiązania powstałe w trakcie zarządu właściciele przedsiębiorstwa w spadku odpowiadają solidarnie, mając udział zarówno w zyskach, jak i w stratach.

Zarząd sukcesyjny to rozwiązanie tymczasowe

Najważniejsze, by rozumieć, czym zarząd sukcesyjny nie jest. To pomost na czas postępowania spadkowego, a nie sposób na trwałe przekazanie firmy. Spadkobierca nie może po prostu prowadzić dalej cudzej jednoosobowej działalności jako własnej. Zarząd daje rodzinie to, czego po nagłej śmierci brakuje najbardziej: czas i spokój na podjęcie decyzji, czy firmę kontynuować — i w jakiej formie.

Warto przy tym znać korzystne przepisy podatkowe: nabycie przedsiębiorstwa osoby fizycznej w drodze dziedziczenia lub zapisu windykacyjnego jest zwolnione z podatku od spadków i darowizn — dla każdego nabywcy — pod warunkiem zgłoszenia nabycia i prowadzenia przedsiębiorstwa przez co najmniej dwa lata.

Co zrobić już teraz?

Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, najważniejszy krok jest prosty, darmowy i zajmuje chwilę:

• Powołaj zarządcę sukcesyjnego i zgłoś go do CEIDG. To nic nie kosztuje.
• Rozważ zarządcę rezerwowego — na wypadek, gdyby pierwszy zrezygnował lub nie mógł pełnić funkcji.
• Zgraj to z testamentem, żeby kwestia dziedziczenia i kwestia zarządu nie kłóciły się ze sobą.
• Przy większym majątku przemyśl sukcesję z wyprzedzeniem. Zarząd sukcesyjny to rozwiązanie tymczasowe, a nie docelowa struktura — obecne przepisy dają szeroki wachlarz możliwości planowania sukcesji dopasowanej do konkretnego przedsiębiorcy.
• Jeśli działasz w spółce cywilnej, zadbaj o odpowiednie postanowienia w umowie spółki, bo śmierć jednego wspólnika może ją rozwiązać.

---

Decyzja, której nie podejmiesz sam dziś, może spaść na najbliższych po Twojej śmierci. Warto zatem wcześniej pomyśleć o dostępnych rozwiązaniach, tak aby świadomie wybrać najlepszą opcję.

Sprawdź też: Fundacja rodzinna po wecie prezydenta — planowanie sukcesji majątku prywatnego. Zakres obsługi w sprawach majątkowych i sukcesji: Praktyka kancelarii.